8 dicas de como evitar que seu paciente falte

por Lívia Nogueira em 30/07/2021 ⇠ Veja outros Posts

O não comparecimento do cliente em sua clínica ou hospital pode gerar vários desconfortos para você e sua equipe de atendimento. É importante, assim, colocar em prática ações para evitar que seu paciente falte.

Além de gerar desconforto para você e sua equipe, prejudica até mesmo o paciente, pois ele irá atrasar a consulta e, consequentemente, o tratamento caso seja necessário, podendo prejudicar a própria saúde.

Acompanhe com a gente as 8 dicas de como evitar que seu paciente falte!

1 - Medir a taxa de pacientes faltantes

O primeiro passo é levantar os dados para medir quem são os clientes que não compareceram. Pergunte a eles o motivo, analisando com qual antecedência aquela consulta foi marcada, bem como qual era o tipo de consulta e a distância de sua residência até a sua clínica ou hospital, por exemplo.

Analisando esses fatores sua equipe conseguirá saber, por exemplo, a quantidade exata de faltas e se ela é mais frequente em determinados dias comparados a outros.

Conferir se há uma relação entre a antecedência de marcação da consulta e a falta do paciente na consulta em si é também muito importante para chegar a uma análise dessa correlação. Clientes que marcam com antecedência faltam menos ou mais do que aqueles que marcam a consulta em cima da hora? Pense nisso.

Além de analisar a motivação de falta dos pacientes por motivos causados por ele, é essencial analisar a equipe médica da sua clínica também. Afinal, se o médico costuma atrasar com frequência para as consultas marcadas ou tem o costume de cancelar, os pacientes também se sentirão desanimados e não terão a mesma responsabilidade e compromisso do que os pacientes que têm médicos responsáveis com seus horários.

2 - Foque no atendimento humanizado

A experiência do paciente é muito importante para a sua clínica e reflete na taxa de pacientes faltantes.

Mantenha uma forma de comunicação com os pacientes, tenha eficácia na assistência, acolha o paciente, invista numa boa infraestrutura, realize treinamentos para a sua equipe e tenha estratégias inovadoras.

Tudo isso se reflete na forma com que você e sua equipe lidam com o paciente. Quando ele se sente acolhido e sente que sua clínica realmente se preocupa, a tendência natural é que falte menos, ou se realmente precisar faltar irá avisar, se preocupando com sua equipe também, visto que assim poderão marcar com outra pessoa e não perder um horário vago.

O paciente percebe quando não é um atendimento robotizado ou que sua clínica o trata apenas como um paciente a mais para vocês ao invés de um ser humano que precisa de atenção e cuidado.

3 - Treinamento de equipe

Uma equipe bem preparada ajuda a evitar que seu paciente falte.

É necessário que em todo contato para agendamento de consulta, por exemplo, fique claro que pelo horário estar reservado para aquele paciente, ele informe a sua equipe caso não possa comparecer por algum motivo.

Outra forma de treinar é fazer com que a equipe de atendimento deixe claro aos pacientes no momento do agendamento se haverá alguma penalidade caso ele falte sem avisar ou precise desmarcar de última hora.

A equipe precisa ter regras estabelecidas e passá-las aos pacientes de modo a fazer com que o faça pensar bem antes de marcar uma consulta que talvez não poderá comparecer, ou deixe claro ao paciente a importância de desmarcar com antecedência caso note que não poderá comparecer, pois assim sua equipe poderá marcar com alguém da lista de espera ou que esteja esperando uma vaga urgente.

4 - Agendamento online

Trabalhar com informações usando apenas papel gera alguns transtornos e falta de agilidade.

Invista num sistema informatizado para controlar melhor os dados dos pacientes e da administração da clínica, pois isso otimiza bastante o trabalho de todos os setores.

A tecnologia ajuda bastante a aumentar a produtividade da equipe e consequentemente isso se reflete numa atenção maior ao paciente para que ele se sinta o mais confortável possível em sua clínica.

Há sistemas e formas de criar um site para sua empresa, inclusive, com agendamento online, trazendo ainda mais conforto ao cliente, que não precisará ficar aguardando ao telefone para ser atendido e conseguir um horário. Esse conforto também o fará pensar melhor antes de faltar sem aviso ou justificativa.

5 - Agenda integrada

Não corra o risco de marcar compromissos simultâneos com mais de um paciente e, com isso, gerar o transtorno de precisar desmarcar ou atrasar muito a consulta.

Sincronizar a agenda da clínica com o Google Calendar é uma boa possibilidade, pois sempre será atualizado em tempo real quando uma nova consulta for marcada e, assim, o médico poderá acompanhar de onde estiver sua agenda.

6 - Lembrete de consulta

Embora existam os pacientes que faltem por irresponsabilidade e não justifiquem com antecedência, há também muitos que acabam esquecendo.

Mandar um lembrete um dia antes é o ideal para que assim o paciente tenha tempo de responder se realmente irá comparecer ou não e, consequentemente, sua equipe consegue remanejar da melhor forma possível caso ele falte, já entrando em contato com outro paciente ou te avisando do horário vago.

As formas mais comuns de lembrete de consulta, atualmente, são através do whatsapp, pois é o meio de comunicação atual com a maior taxa de abertura pelos usuários, que frequentemente se encontram disponíveis por lá. SMS e e-mail estão cada vez mais em desuso, então o recomendado é realmente enviar o lembrete através do whatsapp.

Com o envio de mensagem através do whatsapp, sua equipe de atendimento não precisa fazer inúmeras ligações para confirmar consulta, por exemplo. E com isso podem focar em outras atividades e dar mais atenção aos pacientes na sala de espera. Todos saem ganhando!

7 - Evite ter uma sala de espera lotada

Esse é um fator muito importante para evitar que seu paciente falte ou simplesmente vá embora ao chegar e se deparar com uma sala de espera muito cheia.

Muitas vezes o paciente tem compromisso logo após o horário da consulta marcada. E se ele chega no horário certo e nota que ainda há várias pessoas aguardando por atendimento, certamente ele irá embora e das próximas vezes não se sentirá na obrigação de chegar no horário, por notar o descaso com os pacientes aguardando há tanto tempo.

8 - Invista em marketing

Apostar no marketing é uma boa forma de se aproximar dos pacientes e, assim, fazer com que eles se sintam mais próximos da sua equipe.

Invista em conteúdos sobre saúde e procedimentos de forma informativa e de qualidade para impactar os pacientes. E-mail marketing ou postagens nas redes sociais como Instagram, blog e Facebook são excelentes opções!

Com uma boa estratégia de marketing você retém os pacientes que já são fiéis a sua clínica e atrai pessoas novas que poderão se tornar novos pacientes.

Ao sentir que o médico e sua equipe se preocupam com eles, os pacientes sentirão um bem-estar maior, o que ajuda a fidelizá-los e diminuir a quantidade de faltas em sua clínica.

 

Pense bem em cada uma dessas estratégias, colocando-as em prática na sua clínica ou hospital, de forma a focar sempre no bem estar dos pacientes e da sua equipe de atendimento.

Para quaisquer dúvidas que possam surgir sobre o tema ou sobre o nosso sistema propriamente dito, estamos à disposição para saná-las e ajudar no que for necessário. 

Fique de olho e nos acompanhe nas próximas postagens! :)

Lívia Nogueira

Lívia é do time de Marketing e redatora do BeeRads.

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